Требования к кадровому делопроизводству возрастают каждый день, и не каждая компания способна отследить все изменения, которые принимаются на государственном уровне. Принятые изменения ведут и к изменениям в области охраны труда, что добавляет работы руководителям и ответственным сотрудникам в компании.
Кадровое делопроизводство и охрана труда – одни из областей проверок надзорными органами, которым уделяется особое внимание. Несмотря на обилие информации в разных каналах, наличие специализированных изданий, компании и руководители продолжают допускать типовые ошибки, которые приводят к многотысячным штрафам.
Одним из направлений деятельности нашей компании является оказание услуг по кадровому учету и делопроизводству на предприятиях любого масштаба и с любой организационно-правовой формой деятельности. Использование такой услуги позволяет владельцам бизнеса:
- снизить финансовую нагрузку на бюджет компании вследствие отсутствия необходимости регулярного начисления заработной платы штатному кадровику, а также финансирования курсов повышения квалификации и прочих обучающих мероприятий, без посещения которых сотрудник не сможет сохранить высокий уровень своей профессиональной квалификации;
- свести к нулю риск наложения на организацию штрафов и иных взысканий со стороны контролирующих органов по итогам проведенного аудита;
- уменьшить объем работы штатного персонала организации.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства:
- формирование текущей документации (подготовка трудовых договоров, оформление личных карточек, трудовых книжек);
- подготовка документов, необходимых для представления в сторонние организации (по запросу работника) – выписок из трудовых книжек, копий приказов и пр.;
- подготовка внутренних бумаг, связанных с перемещением работников;
- учет больничных листов;
- взаимодействие с бухгалтерией предприятия;
- оказание работникам компании консультационной помощи по вопросам трудового законодательства.
Восстановление кадровых документов:
- восстановление ключевых документов (личных карточек, трудовых договоров и договоров, устанавливающих материальную ответственность отдельных лиц, текущих внутренних приказов и пр.);
- восстановление личной кадровой документации (записей в трудовых книжках сотрудников, а также их личных дел);
- создание внутренних нормативных актов (штатных расписаний, графиков отпусков и пр.);
- оформление внутренней документации, требующейся для корректного функционирования отдела кадров.
Аудит кадровых документов:
Аудит кадрового делопроизводства можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.
В зависимости от того, какие цели вы преследуете, наша компания может предложить проведение одного из следующих видов аудита:
- Сплошной (или полный) – объемный внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам бумаг (трудовые книжки, оформление, опускные, зарплатные отчеты).
- Локальный – относится к конкретному отделу или группе бумаг (например, анализ эффективности работы HR-менеджера).
- Выборочная проверка (или целевой аудит) – оптимальный вид проверки, при котором отбирается список сотрудников из 10-20 человек для анализа их работы, того, как составлена документация. Дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.
